Το Αυτοτελές Τμήμα Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Ποιότητας είναι αρµόδιο για την υποστήριξη των οργάνων διοίκησης, των υπηρεσιών και των Νοµικών Προσώπων του Δήµου (όταν απαιτείται λόγω έλλειψης προσωπικού στο Νομικό πρόσωπο) κατά τις διαδικασίες σύνταξης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των αποτελεσµάτων των περιοδικών Επιχειρησιακών Προγραµµάτων και των Ετησίων Προγραµµάτων Δράσης, την παρακολούθηση της αποτελεσµατικότητας και απόδοσης των υπηρεσιών του Δήµου κατά την επίτευξη των περιοδικών στόχων του και τον σχεδιασµό και την παρακολούθηση της εφαρµογής των εσωτερικών οργανωτικών συστηµάτων του Δήµου υπό συνθήκες διασφάλισης του επιθυµητού επιπέδου ποιότητας των παρεχοµένων κάθε είδους υπηρεσιών. Επίσης, είναι αρµόδιο για την προώθηση της απασχόλησης και την εφαρµογή ενεργειών τουριστικής ανάπτυξης και για τη διασφάλιση της ένταξης των πολιτικών ισότητας των φύλων στις τοπικές πολιτικές.
Οι αρµοδιότητες των επί µέρους γραφείων του Αυτοτελούς Τµήµατος Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Ποιότητας είναι οι εξής:
(α) Αρμοδιότητες Γραφείου Μελετών και Έρευνας
1.Συγκεντρώνει, επεξεργάζεται, τεκµηριώνει και ενηµερώνει συνεχώς τα γεωγραφικά, δηµογραφικά, οικονοµικά, κοινωνικά και άλλα στοιχεία που αφορούν στην ανάπτυξη του Δήµου, σε συνεργασία µε τους αρµόδιους φορείς και τις υπηρεσίες του Δήµου.
2.Συγκεντρώνει και τεκµηριώνει την αναγκαία τεχνογνωσία και πληροφόρηση που είναι απαραίτητη για τη διαµόρφωση των προγραµµάτων ανάπτυξης του Δήµου (π.χ. κλαδικές και αναπτυξιακές µελέτες, µελέτες και θέματα της Αυτοδιοίκησης, νοµοθεσία που αφορά την αυτοδιοίκηση, τις λειτουργίες και τους στόχους του Δήµου κλπ).
3.Μεριμνά για τη διενέργεια ερευνών για τις ανάγκες των δημοτών και συγκεντρώνει και τεκµηριώνει προτάσεις για επεµβάσεις (έργα, ενέργειες, προγράµµατα) που θα ικανοποιούν τις ανάγκες των δημοτών.
4.Μεριμνά για την εκπόνηση ερευνών και µελετών για τη διάγνωση των αναγκών ανάπτυξης του Δήµου, τη διερεύνηση της σκοπιµότητας αναπτυξιακών προτάσεων και την ιεράρχηση προτεραιοτήτων έργων, δράσεων και µέτρων.
(β) Αρμοδιότητες Γραφείου Σχεδιασµού και Παρακολούθησης Προγραµµάτων
1.Μελετά, σχεδιάζει και εισηγείται την εφαρµογή προγραµµάτων οικονοµικής ανάπτυξης της περιοχής του Δήµου, µε την αξιοποίηση των τοπικών φυσικών πόρων, την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναµικού, την αξιοποίηση της δηµοτικής περιουσίας και τη δηµιουργία και διαχείριση υποδοµών στήριξης της τοπικής οικονοµίας.
2.Μελετά, σχεδιάζει και εισηγείται την εφαρµογή προγραµµάτων και δράσεων, που ενσωµατώνουν την ισότητα των φύλων και τη λήψη θετικών µέτρων υπέρ των γυναικών στις προτάσεις του Δήµου στα εθνικά και συγχρηµατοδοτούµενα προγράµµατα.
3.Συνεργάζεται µε τις υπηρεσίες της Περιφέρειας στην οποία ανήκει ο Δήμος για την εναρµόνιση των προγραµµάτων οικονοµικής ανάπτυξης της περιοχής του Δήµου µε τα ευρύτερα αντίστοιχα προγράµµατα της Περιφέρειας.
4.Συνεργάζεται µε τους ειδικούς συνεργάτες, τους προϊσταμένους και τα επιστημονικά στελέχη του Δήμου και συντάσσει προτάσεις που αφορούν στην εφαρµογή προγραµµάτων για την εξασφάλιση και διαρκή βελτίωση των τεχνικών και κοινωνικών υποδοµών (δοµηµένο περιβάλλον) στην περιοχή του Δήµου, µε στόχο την εξασφάλιση ικανοποιητικών συνθηκών ποιότητας ζωής.
5.Διερευνά και ενηµερώνει τα όργανα και τις υπηρεσίες του Δήµου για τις πιθανές πηγές χρηµατοδότησης των αναπτυξιακών προγραµµάτων του Δήµου (προγράµµατα συγχρηµατοδοτούµενα από την ΕΕ, προγράµµατα της ΕΕ, εθνικά προγράµµατα, έργα ΣΔΙΤ, έργα αυτοχρηµατοδοτούµενα κλπ).
6.Κατάρτιση-σύνταξη προτάσεων στα πλαίσια προγραμμάτων. Οι προτάσεις πραγματοποιούνται: Είτε από την ίδια την Υπηρεσία (ανάλογα με την πολυπλοκότητα των προϋποθέσεων που βάζει το ίδιο το πρόγραμμα). Στην περίπτωση αυτή απαραίτητη συνήθως είναι η διεπιστημονική προσέγγιση, η οποία διασφαλίζεται με την σύσταση ομάδας εργασίας από στελέχη του ίδιου του Δήμου ή των Νομικών του Προσώπων και με την συνεργασία, κατά περίπτωση, εξειδικευμένων εξωτερικών συνεργατών. Είτε από εξειδικευμένες Εταιρείες Συμβούλων, με τον απαραίτητο έλεγχο και συντονισμό της Υπηρεσίας. Και σ’ αυτήν την περίπτωση η εμπλοκή της Υπηρεσίας είναι σημαντική στα πρώτα στάδια που ακολουθούνται για την σύνταξη προτάσεων.
7.Αναζήτηση συνεργασιών στο εσωτερικό και εξωτερικό για την αξιοποίηση των δυνατοτήτων που προσφέρουν τα προγράμματα.
8.Διακίνηση μέσα στο Δήμο εντύπων και άλλων μέσων πληροφόρησης για τις ευρωπαϊκές εξελίξεις που αφορούν την Τοπική Αυτοδιοίκηση.
9.Υποστηρίζει τα όργανα διοίκησης και τις υπηρεσίες του Δήµου και των Νοµικών Προσώπων του και την οµάδα έργου που είναι δυνατόν να συγκροτείται για τη σύνταξη του 5ετούς Επιχειρησιακού Προγράµµατος του Δήµου, κατά τη διαδικασία κατάρτισης, παρακολούθησης και αξιολόγησης του επιχειρησιακού προγράµµατος και των Ετησίων Προγραµµάτων Δράσης, στα οποία εξειδικεύεται το επιχειρησιακό πρόγραµµα.
10.Μεριμνά για τη διενέργεια των διαδικασιών ένταξης έργων και δράσεων του Δήµου σε αναπτυξιακά και άλλα προγράµµατα, για την παρακολούθηση της υλοποίησής τους και τη σχετική ενηµέρωση των αρµοδίων Αρχών, σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες του Δήµου.
11.Υποστηρίζει το Δήµαρχο για την παρακολούθηση και αξιολόγηση του Επιχειρησιακού Προγράµµατος, συνεργάζεται µε τις υπηρεσίες του Δήµου και των Νοµικών Προσώπων του και συντάσσει την ενδιάμεση και την τελική έκθεση αξιολόγησης, τις οποίες υποβάλλει στο Δήµαρχο. Εισηγείται την ενδεχόμενη αναθεώρηση των στόχων του Επιχειρησιακού Προγράµµατος µετά την ενδιάμεση αξιολόγησή του.
12.Με σκοπό την αντικειμενικότερη αξιολόγηση του Επιχειρησιακού Προγράµµατος, διαμορφώνει τους κατάλληλους δείκτες αποτελεσµατικότητας, που επιτρέπουν να εκτιμηθεί ο βαθμός επίτευξης των στόχων σε σχέση µε τα αποτελέσµατα των δράσεων, καθώς και κατάλληλους δείκτες αποδοτικότητας, που συσχετίζουν το κόστος πραγματοποίησης µε τις εκροές των δράσεων.
13.Συντάσσει σχέδιο του Ετησίου Προγράµµατος Δράσης του Δήµου, αφού λάβει υπόψη τις γραπτές εισηγήσεις των υπηρεσιών, και το υποβάλλει στην Εκτελεστική Επιτροπή.
14.Υποστηρίζει την Εκτελεστική Επιτροπή για την παρακολούθηση και τον απολογισμό των Ετησίων Προγραµµάτων Δράσης του Δήµου. Ειδικότερα (α) κατά τη διάρκεια εφαρµογής του ετησίου προγράµµατος δράσης του Δήµου, συντάσσει εκθέσεις παρακολούθησης σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες, ανά τακτά διαστήματα που ορίζονται µε απόφαση του Δημάρχου και (β) πριν από τη σύνταξη του οικονομικού απολογισμού, υποβάλλει στη Εκτελεστική Επιτροπή έκθεση µε τον απολογισμό δράσης του προηγούμενου έτους, αφού λάβει υπόψη τις απολογιστικές εκθέσεις των υπηρεσιών.
15.Υποστηρίζει την σύναψη και παρακολουθεί την πρόοδο των προγραµµατικών και άλλων συμβάσεων µεταξύ του Δήµου και άλλων φορέων για την υλοποίηση έργων, ενεργειών και προγραµµάτων. Υποστηρίζει τις σχέσεις διαδημοτικής συνεργασίας και συντονίζει τις σχέσεις του Δήµου µε άλλους δημόσιους φορείς.
(γ) Αρμοδιότητες Γραφείου Αποτελεσµατικότητας και Απόδοσης
1.Σχεδιάζει και εισηγείται συστήµατα και µεθόδους µέτρησης της αποτελεσµατικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων (διαδικασίες, δείκτες κλπ). Σχεδιάζει και εισηγείται τον Κανονισμό Μέτρησης και Αξιολόγησης της απόδοσης των δημοτικών υπηρεσιών κατά την ισχύουσα νοµοθεσία.
2.Διαμορφώνει και εισηγείται περιοδικούς στόχους για την βελτίωση της αποτελεσµατικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων.
3.Συγκεντρώνει στοιχεία και δεδομένα που αναφέρονται στην αποδοτικότητα και αποτελεσµατικότητα των υπηρεσιών και στην επίτευξη των σχετικών περιοδικών τους στόχων, παρακολουθεί την εξέλιξή τους, επεξεργάζεται τα στοιχεία και εκδίδει ενημερωτικές αναφορές.
4.Διατυπώνει αναλυτικά ετησίως τις εκθέσεις αποδοτικότητας και αποτελεσµατικότητας των υπηρεσιών και των Νοµικών Προσώπων.
5.Εντοπίζει τις καλύτερες πρακτικές αποτελεσματικής και αποδοτικής λειτουργίας και προωθεί την εφαρµογή τους και σε άλλες υπηρεσίες. Παρακολουθεί την εφαρµογή των καλών πρακτικών και αξιολογεί τα αποτελέσµατά τους.
6.Εισηγείται, παρακολουθεί και αξιολογεί µέτρα για τη διαρκή βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσµατικότητας των υπηρεσιών και της ανταπόκρισής τους στις ανάγκες των πολιτών.
7.Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρµογή συστηµάτων διοίκησης ολικής ποιότητας και διαδικασιών αυτοαξιολόγησης.
8.Εισηγείται και παρακολουθεί την υλοποίηση προγραµµάτων έργων και δράσεων για την βελτίωση της οργάνωσης του Δήµου µε στόχο την βελτίωση της αποδοτικότητας και της αποτελεσµατικότητάς του.
9.Συνεργάζεται µε τις οικονομικές υπηρεσίες για τη διαµόρφωση των καταλλήλων συστηµάτων προϋπολογισμού και απολογιστικού ελέγχου των οικονομικών µεγεθών του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων, καθώς και των καταλλήλων συστηµάτων παρακολούθησης του κόστους λειτουργίας των οργανικών µονάδων του Δήµου και του κόστους των παραγομένων και παρεχοµένων υπηρεσιών του Δήµου προς τους πολίτες.
10.Παρακολουθεί και ενηµερώνει µε συγκεκριμένες αναφορές τα όργανα του Δήµου σχετικά µε την εξέλιξη των οικονομικών µεγεθών του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων, καθώς και την εξέλιξη του κόστους λειτουργίας των οργανικών µονάδων και του κόστους των παραγομένων και παρεχοµένων υπηρεσιών προς τους πολίτες.
(δ) Αρμοδιότητες Γραφείου Ποιότητας και Οργάνωσης
1.Μεριμνά για την εγκατάσταση και τήρηση συστηµάτων διασφάλισης ποιότητας των επί µέρους λειτουργιών του Δήµου.
2.Μεριμνά για την εγκατάσταση και τήρηση του συστήματος διασφάλισης της διαχειριστικής επάρκειας του Δήµου στον σχεδιασµό και παραγωγή έργων.
3.Μεριμνά για την εκτέλεση των εγκεκριμένων προγραµµάτων έργων και δράσεων για την βελτίωση της οργάνωσης του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων. Ειδικότερα µεριµνά για τον σχεδιασµό/ ανασχεδιασμό και την εφαρµογή βελτιωμένων οργανωτικών δομών, κατανομής αρμοδιοτήτων, κατανομής στελεχιακού δυναµικού, οργανωτικών συστηµάτων, εσωτερικών διαδικασιών και εντύπων.
4.Μεριμνά για την εκπόνηση των κάθε είδους εσωτερικών Κανονισμών του Δήµου και των Νοµικών του Προσώπων (Εσωτερικός Κανονισμός Υπηρεσιών, Εσωτερικοί Κανονισμοί Λειτουργίας, Κανονισμοί Παροχής Υπηρεσιών στους Δημότες κλπ) σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες.
5.Παρακολουθεί την τήρηση και σχεδιάζει και εισηγείται τις τυχόν επικαιροποιήσεις της οργανωτικής δοµής και γενικότερα των διατάξεων του Οργανισμού Εσωτερικής Υπηρεσίας του Δήµου.
6.Μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας και τον προσδιορισμό του αριθμού του προσωπικού ανά θέση εργασίας και οργανωτική µονάδα του Δήµου, σε συνεργασία µε τις αρµόδιες υπηρεσίες και συνεργάζεται µε τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών για τον προγραµµατισµό της κάλυψης των θέσεων (µε νέα στελέχη ή ανακατανομή των υφισταμένων στελεχών).
7.Παρακολουθεί την καλή εφαρµογή των εγκεκριμένων από τα αρµόδια όργανα εσωτερικών οργανωτικών συστηµάτων, διαδικασιών και Κανονισμών και ενηµερώνει τα αρµόδια όργανα του Δήµου στην περίπτωση που διαπιστώνονται αποκλίσεις.
8.Μελετά και εισηγείται για τη σκοπιμότητα σύστασης, τροποποίησης του αντικειμένου ή κατάργησης των Νοµικών Προσώπων του Δήµου.
(ε) Αρμοδιότητες Γραφείου Απασχόλησης και Τουρισμού
Τομέας Απασχόλησης
1.Σχεδιάζει, εισηγείται την εφαρµογή και εφαρμόζει τοπικά προγράµµατα δράσης και τοπικές πρωτοβουλίες ή συµµετέχει σε ανάλογες δράσεις και πρωτοβουλίες, για την προώθηση και διεύρυνση της απασχόλησης στην περιοχή του Δήµου.
2.Μεριμνά για την ενίσχυση της επιχειρηματικότητας και της επαγγελματικής κατάρτισης προωθώντας την ίδρυση και λειτουργία Κέντρων Επαγγελματικού Προσανατολισμού και Κέντρων Επαγγελματικής Κατάρτισης σε συνεργασία και µε το Γραφείο Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και Πολιτισμού του Τµήµατος Κοινωνικής Προστασίας, Παιδείας και Πολιτισμού και µε τη Διεύθυνση Δια Βίου Μάθησης και Απασχόλησης της Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας και λαμβάνοντας υπόψη τις προγραµµατικές επιλογές για θέματα επαγγελματικής κατάρτισης του περιφερειακού προγράµµατος δια βίου µάθησης.
3.Μεριμνά για την απορρόφηση του εργατικού δυναµικού της περιοχής του Δήµου µε την ανάπτυξη συμβουλευτικών δράσεων προς τους ανέργους και την προώθηση ίσων ευκαιριών πρόσβασης στην αγορά εργασίας. Μεριμνά για τη δηµιουργία και λειτουργία µηχανισµών ενημέρωσης των ανέργων για τις ευκαιρίες απασχόλησης στην περιοχή.
Τομέας Τουρισμού
4.Τηρεί µητρώα και στοιχεία που αφορούν την υφιστάμενη κατάσταση του Τουρισμού στην περιοχή του Δήµου (τουριστικά αξιοθέατα, τουριστικές επιχειρήσεις, τουριστικές υποδομές, στοιχεία απασχόλησης, οικονοµικά στοιχεία κλπ).
5.Σχεδιάζει και εισηγείται προγράµµατα δράσεων παρέμβασης του Δήµου για την ανάπτυξη του Τουρισμού στην περιοχή και την αναβάθμιση των παρεχοµένων τουριστικών υπηρεσιών, σε συνεργασία µε τους τουριστικούς επαγγελματικούς φορείς της περιοχής. Μεριμνά για την εφαρµογή των προγραµµάτων αυτών.
6.Μεριμνά για το σχεδιασµό και την πραγματοποίηση προγραµµάτων τουριστικής προβολής της περιοχής του Δήµου (π.χ. παραγωγή τουριστικού υλικού και εκδόσεις πρακτικών οδηγών για τους ταξιδιώτες, συµµετοχή σε εκθέσεις Τουρισμού, δηµιουργία δικτύων επικοινωνίας και συνεργασίας µε άλλες περιοχές εντός και εκτός της χώρας κλπ).
7.Μεριμνά για την εφαρµογή µηχανισµών ενημέρωσης/ πληροφόρησης των επισκεπτών της περιοχής.
